Arsip, Kearsipan Dan Sistem Subjek Penjelasan Materi

Arsip, Kearsipan Dan Sistem Subjek. Penjelasan Materi Tentang Arsip


Dalam materi ini akan menjelaskan materi derkenaan dengan arsip yang biasa untuk menyimpan warkat dalam suatu organisasi atau perusahaan yang berfungsi agar dapat memudahkan pencarian kembali warkat.

Pengertian Arsip dan Kearsipan

Arsip yaitu setiap catatan (rekord/ warkat) yang tertulis, tercatat, atau ketikkan dalam bentuk huruf, angka atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu. 
Kearsipan adalah penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan, penyimpanan untuk memudahkan pencarian informasi/ mencari arsip yang dibutuhkan. 

Peralatan arsip beserta fungsinya 

a. Rotary filling : alat penyimpanan yang digerakkan secara berputar.
b. Filling cabinet : lemari arsip untuk menampung kurang lebih 500 lembar arsip. 
c. Lemari arsip : menyimpan kearsipan
d. Map snelhecter : untuk menjepit ditengah map. 

Pengertian mengindeks 

Mengindeks yaitu menentukan urutan unit-unit dan kata yang akan disusun menurut abjad. 
Sistem penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem abjad yaitu pengelompokkan arsip disusun berdasarkan nama orang, badan/ organisasi.

Kelebihan sistem arsip dengan menggunakan sistem abjad 

1. Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok menjadi satu. 
2. Surat masuk dan surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map. 
3. Mudah diterapkan.
4. Mudah dikerjakan dan cepat. 

Kekurangan sistem arsip dengan menggunakan sistem abjad

1. Harus mengetahui nama belakangnya 
2. Harus mempergunakan peraturan mengindeks.
3. Harus lebih teliti dalam menentukan kembali arsip.

Sistem Subjek 

Pengertian sistem subjek 

Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dan pertemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokkan nama-nama masalah/ subjek pada isi surat. Isi dokumen/ surat sering disebut perilah pokok masalah, permasalahan, pokok surat, atau subjek. 
Daftar klasifikasi subjek                                                                                                                                 
Daftar klasifikasi subjek adalah daftar yang berisi tentang pengelompokkan arsip berdasarkan masalah-masalah, secara sistematis dan logis, serta disusun berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode. Dalam penyusunan daftar klasifikasi subjek, masalah-masalah yang ada dibagi menjadi beberapa tingkatan yaitu sebagai berikut : 
• Tingkat I : masalah utama (masalah yang paling luas) 
• Tingkat II : sub masalah (masalah yang lebih kecil dari masalah utama).
• Tingkat III : sub-sub masalah (masalah yang lebih kecil dari sub masalah).                             

Daftar klasifikasi subjek dapat dibagi menjadi dua, yaitu : 

a. Daftar klasifikasi subjek standar.
b. Daftar klasifikasi subjek buatan sendiri. 

Penulusuran daftar klasifikasi subjek tidak dapat dilakukan dengan 2 cara antara itu sebagai berikut.

1. Daftar klasifikasi subjek murni,yaitu daftar yg berisikan istilah-istilah subjek tanpa disertai kode (notasi) dan disusun menurut abjad.
2. Daftar klasifikasi subjek berkode,yaitu daftar yg berisikan istilah-istilah subjek yg dilengkapi dengan kode dari istilah subjek bersangkutan.
3. Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan dalam sistem subjek 
a) Filling kabinet
b) Guide
c) Hanging folder
d) Kartu indeks
e) Kartu tunjuk silang
f) Rak sortir
g) Cardex
4.     Prosedur menyimpan arsip sistem  subjek 
a. Memeriksa berkas
b. Mengindeks
c. Mengode
d. Menyortir
e. Menempatkan
5.     Prosedur penemuan kembali.
a. Tentukan subjek dari surat yang di cari.
b. Menentukan indeks subjek surat kemudian diindeks dengan cara mencocokan subjek surat dengan daftar klasifikasi subjek 
c. Menentukan kode surat
d. Mencari arsip pada tempat penyimpanan
e. Mengambil arsip jika arsip memang benar arsip yg di cari 
f. Memberikan arsip pada peminjaman.
g. Menyimpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickier file

Langkah yang dapat dilakukan jika arsip yang dicari tidak diketahui subjeknya :

a. Tentukan nama orang/ badan perusahaan sebagai identitas surat.                                                  Contoh : Andika ingin mencari arsip atas nama Gunawan Wibisono tetapi dia tidak mengetahui apa subjek arsip tersebut dengan demikian identitas surat tersebut adalah Gunawan Wibisono.
b. Indekslah nama tersebut.                                                                                                                                    Contoh : Indeks dari nama Gunawan Wibisono adalah wibisono,gunawan
c. Tentukan kodenya yaitu : Wi
d. Carilah kartu indeks pada laci cardex yang berkode Wi, dibelakang guide Wi. 
e. Latihan kode surat yang tertera pada kartu indeks.
f. Cocokkan kode tersebut dengan daftar klasifikasi subjek.                                                                 Misalnya : cuti sakit, cuti  kepegawaian
g. Cari arsip tersebut pada laci yang berkode kepegawaian, dibelakang guide cuti dan di dalam hanging folder cuti sakit.
h.      Ambil arsip tersebut jika memang benar arsip yang dicari dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1).
i.      Serahkan arsip pada peminjaman berikut lembar pinjam arsip (lembar 2).
j.       Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file

Komentar

Blog Lainnya