Prosedur Menerima Panggilan Telepon Masuk Atau Keluar

Mengaplikasikan keterampilan dasar komunikasi dengan melakukan komunikasi melalui telepon dengan cara mengetahui langkah-langkah menerima telepon masuk maupun telepon keluar yang diterapkan dalam sebuah kantor perusahaan dalan kegiatan administrasi kantor dengan memperhatikan tata cara menerima telepon dengan baik dan benar tujuannya untuk mendapat informasi penting yang sedang dibutuhkan untuk suatu kantor perusahaan dengan cara menerapkan etika berbicara ketika mengangkat telepon


Langkah-langkah Dan Teknik Melakukan Panggilan Telepon Keluar

Simak langkah-langkah dan teknik melakukan panggilan telepon keluar berikut ini.

1. Langkah-langkah menelepon,  yaitu sebagai berikut.

a.       Siapkan terlebih dahulu alat tulis dan buku catatan (block note), kemudian tentukan dan catat informasi berikut.
1)      Tujuan anda melakukan panggilan telepon keluar.
2)      Nama pihak yang akan dihubungi, instansi perusahaannya, serta jabatannya.
3)      Nomor telepon yang akan dihubungi.
4)      Informasi yang ingin anda dapatkan atau pesan yang ingin disampaikan. Susun dengan teratur setiap pesan atau hal-hal yang ingin dibicarakan.
b.      Angkatlah gagang pesawat telepon dan dengarkan nada pilih. Hindari mengangkat gagang pesawat telepon sebelum nomor telepon yang dituju siap.
c.       Tekan nomor telepon yang akan dituju dengan menggunakan jari telunjuk. Hindari menekan atau memutar nomor telepon dengan menggunakan benda lain. Seperti bolpoin dan pensil.
d.      Dengarkan nada panggil atau nada sambung.
e.      Apabila tidak ada nada sambung,  mungkin sedang ada gangguan atau nomor telepon yang dituju sedang dipakai atau sedang sibuk. Segera letakkan kembali gagang pesawat telepon dengan perlahan dan hati-hati,tunggu beberapa saat kemudian cobalah telepon kembali sampai tersambung.
f.        Apabila telepon sudah tersambung dan terdengar salam dari penerima tele6. Ucapkan segera :
1)      Salam (selamat pagi/ siang/  sore).
2)      Apabila penerima telepon tidak menyebutkan nama perusahaan. Setelah anda mengucapkan salam, tanyakan nama instansi / kantor yang anda hubungi dan nomor telepon yang dituju, untuk memastikan dan meyakinkan bahwa anda tidak salah sambung, sehingga pembicaraan selanjutnya dapat berjalan dengan baik. Contoh "apakah betul dengan PT Jaya Abadi dinomor telepon 021 533221".
3)      Apabila si penerima telepon menyebutkan nama perusahaan, langkah selanjutnya memperkenalkan diri lalu minta permohonan untuk berbicara dengan pihak yang dituju. Contoh "saya Anti, dari PT Putri Ayudi,  bisa berbicara dengan bapak Rudi? "
a)      Apabila atasan meminta untuk menyampaikan pesan saja, setelah panggilan telepon keluar tersambung sampaikan pesan yang diberikan atasan
b)      Apabila atasan ingin berbicara langsung, setelah panggilan telepon keluar tersambung sampaikan "mohon ditunggu Bapak Rudi,  Bapa Arda akan berbicara.

g.       Apabila pembicaraan telah selesai, tutuplah pembicaraan dengan ucapan terima kasih dan salam penutup kemudian letakkan gagang pesawat telepon dengan perlahan dan hati-hati.

                                                             Kode Telepon Negara


No
Negara
Kode
No
Negara
Kode
211
Sudan
249
230
Uganda
256
212
Suriname
597
231
Ukraine
380
213
Swaziland
268
232
United Arab Emirates
971
214
Sweden
46
233
United Kingdom
44
215
Switzerland
41
234
United states
1
216
Syria
963
235
Uruguay
598
217
Taiwan
886
236
U.S. Virgin Islands
1-340
218
Tajukistan
992
237
Uzbekistas
998
219
Tanzania
255
238
Vanuatu
678
220
Thailand
66
239
Vatican
379
221
Togo
228
240
Venezuela
58
222
Tokelau
690
241
Vietnam
84
223
Tonga
676
242
Wake Island
808
224
Trinidad and Tobago
1-686
243
Wallis and Futuna
681
225
Tunisia
216
244
Yemen
967
226
Turkey
90
245
Zambia
260
227
Turkmenistan
993
246
Zanzibar
255
228
Turks and Caicos Island
1-659
247
Zimbabwe
263
229
Tuvalo
668



D. Langkah-langkah Dan Teknik Menerima Panggilan Telepon Masuk

Sebagai seorang administrasi kantor ataupun sekretaris, anda juga perlu mengetahui langkah-langkah menerima panggilan telepon masuk. Simak uraian berikut ini.

1. Langkah-langkah Menerima Panggilan Telepon Masuk

Langkah-langkah menerima panggilan telepon masuk, yaitu sebagai berikut.
a.       Siapkan alat tulis (pensil atau bolpoin) dan buku catatan (block note atau spiral book).
a.       Alat tulis dan buku c4(block note atau spiral book) harus selalu tersedia di atas meja kerja,  sehingga seorang administrasi kantor atau sekretaris tidak perlu membuang-buang waktu hanya untuk mencari kertas dan alat tulis, hal ini akan sangat berguna apabila ada pesan dari penelepon yang perlu dicatat. Bisa dibayangkan berapa besar pulsa yang terbuang, hanya karena petugas telepon harus mencari-cari dahulu kertas dan alat tulis, dan bagaimana jadinya kalau telepon tersebut interlokal atau telepon internasional.
b.      Jangan biarkan telepon berdering lebih dari tiga kali.                                                                                 Citra perusahaan bisa juga tercermin dari bagaimana para karyawannya memperlakukan dering telepon masuk. Ada anekdot yang cukup masuk akal mengenai panggilan telepon masuk, seperti berikut ini.
                Dering satu kali....... Perusahaan tersebut solid.
                Dering dua kali........ Perusahaan sedang berjalan lancar.
                Dering tiga kali........ Wajar sebagai perusahaan.
                Dering empat kali..... Beban kerja karyawan terlalu tinggi (overload).
                Dering lima kali....... Tidak pernah ada training tentang tata cara mengangkat telepon.
                Dering tujuh kali...... Perusahaan nyaris bangkrut.
               Tidak diangkat......... Perusahaan sudah tutup.

c.       Setelah panggilan telepon masuk diangkat, selanjutnya sampaikan salam sesuai waktu,                                                                          sebutkan nama perusahaan anda,  lalu nama anda,  dan tawarkan bantuan. "selamat pagi, PT.                                                Surya, dengan Aisyah ada yang bisa saya bantu? " atau " PT Surya Kencana selamat siang, dengan Heri ada yang bisa saya bantu? "
d.      Apabila panggilan telepon masuk tersebut staf administrasi kantor / sekretaris,  maka setelah penelepon menyampaikan akan bicara dengan staf administrasi kantor/ sekretaris tanganilah langsung tanpa mmberi tahukan atasan.
e.      e. Menerima panggilan telepon masuk untuk atasan.
0

BLOG LAINNYA

ABUKA.gif