Mengaplikasikan keterampilan dasar komunikasi dengan melakukan komunikasi melalui telepon dengan cara mengetahui langkah-langkah menerima telepon masuk maupun telepon keluar yang diterapkan dalam sebuah kantor perusahaan dalan kegiatan administrasi kantor dengan memperhatikan tata cara menerima telepon dengan baik dan benar tujuannya untuk mendapat informasi penting yang sedang dibutuhkan untuk suatu kantor perusahaan dengan cara menerapkan etika berbicara ketika mengangkat telepon
Langkah-langkah Dan Teknik Melakukan Panggilan Telepon Keluar
Simak langkah-langkah dan teknik melakukan panggilan telepon
keluar berikut ini.
1. Langkah-langkah menelepon, yaitu sebagai berikut.
a.
Siapkan terlebih dahulu alat tulis dan buku
catatan (block note), kemudian tentukan dan catat informasi berikut.
1) Tujuan
anda melakukan panggilan telepon keluar.
2) Nama
pihak yang akan dihubungi, instansi perusahaannya, serta jabatannya.
3) Nomor
telepon yang akan dihubungi.
4)
Informasi yang ingin anda dapatkan atau pesan yang
ingin disampaikan. Susun dengan teratur setiap pesan atau hal-hal yang ingin dibicarakan.
b.
Angkatlah gagang pesawat telepon dan dengarkan
nada pilih. Hindari mengangkat gagang pesawat telepon sebelum nomor telepon yang
dituju siap.
c.
Tekan nomor telepon yang akan dituju dengan
menggunakan jari telunjuk. Hindari menekan atau memutar nomor telepon dengan
menggunakan benda lain. Seperti bolpoin dan pensil.
d.
Dengarkan nada panggil atau nada sambung.
e.
Apabila tidak ada nada sambung, mungkin sedang ada gangguan atau nomor
telepon yang dituju sedang dipakai atau sedang sibuk. Segera letakkan kembali
gagang pesawat telepon dengan perlahan dan hati-hati,tunggu beberapa saat
kemudian cobalah telepon kembali sampai tersambung.
f.
Apabila telepon sudah tersambung dan terdengar
salam dari penerima tele6. Ucapkan segera :
1)
Salam (selamat pagi/ siang/ sore).
2)
Apabila penerima telepon tidak menyebutkan nama perusahaan.
Setelah anda mengucapkan salam, tanyakan nama instansi / kantor yang anda hubungi
dan nomor telepon yang dituju, untuk memastikan dan meyakinkan bahwa anda tidak
salah sambung, sehingga pembicaraan selanjutnya dapat berjalan dengan baik. Contoh
"apakah betul dengan PT Jaya Abadi dinomor telepon 021 533221".
3)
Apabila si penerima telepon menyebutkan nama perusahaan,
langkah selanjutnya memperkenalkan diri lalu minta permohonan untuk berbicara dengan
pihak yang dituju. Contoh "saya Anti, dari PT Putri Ayudi, bisa berbicara dengan bapak Rudi? "
a)
Apabila atasan meminta untuk menyampaikan pesan saja,
setelah panggilan telepon keluar tersambung sampaikan pesan yang diberikan atasan
b)
Apabila atasan ingin berbicara langsung, setelah
panggilan telepon keluar tersambung sampaikan "mohon ditunggu Bapak Rudi, Bapa Arda akan berbicara.
g.
Apabila pembicaraan telah selesai, tutuplah
pembicaraan dengan ucapan terima kasih dan salam penutup kemudian letakkan
gagang pesawat telepon dengan perlahan dan hati-hati.
Kode Telepon Negara
|
No
|
Negara
|
Kode
|
No
|
Negara
|
Kode
|
|
211
|
Sudan
|
249
|
230
|
Uganda
|
256
|
|
212
|
Suriname
|
597
|
231
|
Ukraine
|
380
|
|
213
|
Swaziland
|
268
|
232
|
United Arab Emirates
|
971
|
|
214
|
Sweden
|
46
|
233
|
United Kingdom
|
44
|
|
215
|
Switzerland
|
41
|
234
|
United states
|
1
|
|
216
|
Syria
|
963
|
235
|
Uruguay
|
598
|
|
217
|
Taiwan
|
886
|
236
|
U.S. Virgin Islands
|
1-340
|
|
218
|
Tajukistan
|
992
|
237
|
Uzbekistas
|
998
|
|
219
|
Tanzania
|
255
|
238
|
Vanuatu
|
678
|
|
220
|
Thailand
|
66
|
239
|
Vatican
|
379
|
|
221
|
Togo
|
228
|
240
|
Venezuela
|
58
|
|
222
|
Tokelau
|
690
|
241
|
Vietnam
|
84
|
|
223
|
Tonga
|
676
|
242
|
Wake Island
|
808
|
|
224
|
Trinidad and Tobago
|
1-686
|
243
|
Wallis and Futuna
|
681
|
|
225
|
Tunisia
|
216
|
244
|
Yemen
|
967
|
|
226
|
Turkey
|
90
|
245
|
Zambia
|
260
|
|
227
|
Turkmenistan
|
993
|
246
|
Zanzibar
|
255
|
|
228
|
Turks and Caicos Island
|
1-659
|
247
|
Zimbabwe
|
263
|
|
229
|
Tuvalo
|
668
|
|||
D. Langkah-langkah Dan Teknik Menerima Panggilan Telepon Masuk
Sebagai seorang administrasi kantor ataupun sekretaris, anda
juga perlu mengetahui langkah-langkah menerima panggilan telepon masuk. Simak
uraian berikut ini.
1. Langkah-langkah Menerima Panggilan Telepon Masuk
Langkah-langkah menerima panggilan telepon masuk, yaitu
sebagai berikut.
a.
Siapkan alat tulis (pensil atau bolpoin) dan
buku catatan (block note atau spiral book).
a. Alat
tulis dan buku c4(block note atau spiral book) harus selalu tersedia di atas meja
kerja, sehingga seorang administrasi kantor
atau sekretaris tidak perlu membuang-buang waktu hanya untuk mencari kertas dan
alat tulis, hal ini akan sangat berguna apabila ada pesan dari penelepon yang perlu
dicatat. Bisa dibayangkan berapa besar pulsa yang terbuang, hanya karena petugas
telepon harus mencari-cari dahulu kertas dan alat tulis, dan bagaimana jadinya kalau
telepon tersebut interlokal atau telepon internasional.
b.
Jangan biarkan telepon berdering lebih dari tiga
kali.
Citra perusahaan bisa juga tercermin dari bagaimana
para karyawannya memperlakukan dering telepon masuk. Ada anekdot yang cukup
masuk akal mengenai panggilan telepon masuk, seperti berikut ini.
Dering satu kali....... Perusahaan tersebut
solid.
Dering dua kali........ Perusahaan sedang
berjalan lancar.
Dering
tiga kali........ Wajar sebagai perusahaan.
Dering empat kali..... Beban kerja karyawan
terlalu tinggi (overload).
Dering lima kali....... Tidak pernah ada training
tentang tata cara mengangkat telepon.
Dering tujuh kali...... Perusahaan nyaris
bangkrut.
Tidak diangkat......... Perusahaan sudah
tutup.
c.
Setelah panggilan telepon masuk diangkat,
selanjutnya sampaikan salam sesuai waktu,
sebutkan nama perusahaan anda, lalu nama anda, dan tawarkan bantuan. "selamat pagi, PT. Surya, dengan Aisyah ada yang
bisa saya bantu? " atau " PT Surya Kencana selamat siang, dengan Heri
ada yang bisa saya bantu? "
d.
Apabila panggilan telepon masuk tersebut staf
administrasi kantor / sekretaris, maka
setelah penelepon menyampaikan akan bicara dengan staf administrasi kantor/
sekretaris tanganilah langsung tanpa mmberi tahukan atasan.
e.
e. Menerima panggilan telepon masuk untuk atasan.
Komentar
Posting Komentar