Di materi ini akan membahas seputar tentang surat niaga yang terdapat pengertian surat niaga, unsur-unsur yang harus ada dalam membuat surat niaga, adapun hal-hal yang harus diperhatikan dalam surat niaga, kemudian mempelajari jenis-jenis surat niaga seperti surat permintaan penawaran, contoh surat permintaan penawaran, surat pernawaran beserta pengertian, cara menyusun surat penawaran, hal-hal yang harus perhatikan dalam surat penawaran, serta mengetahui hal-hal yang dimuat dalam surat penawaran.
Surat Niaga
A. Pengertian
Surat niaga adalah surat yang biasa digunakan oleh orang-orang atau badan usaha yang bergerak dibidang bisnis dengan tujuan untuk mendapatkan keuntungan.
B. Unsur-unsur yang harus ada dalam membuat surat niaga
a) Kepala surat
b) Tempat dan tanggal pembuatan surat
c) Nomor surat
d) Lampiran
e) Perihal
f) Alamat yang dituju
g) Salam pembuka
h) Isi surat ( pembuka, isi, penutup)
i) Salam penutup
j) Tanda tangan dan nama terang pembuat surat
C. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam surat niaga
1. Menetapkan tujuan
2. Menetapkan isi surat
3. Nama dan jenis barang
4. Merk dan kualitas barang
5. Banyak barang yang ditawar
6. Penetapan tata urutan isi surat
7. Menyelesaikan setiap bagian isi surat satu persatu
8. Hindari penggunaan singkatan
Jenis-jenis Surat Niaga
1) surat permintaan penawaran (dalam bahasa indonesia)
a. Pengertian
Surat permintaan penawaran adalah surat yang dibuat oleh calon pembeli yang dikirimkan kepada penjual yang isinya tentang permintaan informasi mengenai harga, syarat jual beli dan katalog dari barang atau jasa tertentu yang dibutuhkan
Surat permintaan penawaran merupakan tahap awal dari proses terjadinya transaksi bisnis, karena ketika calon pembeli meminta keterangan mengenai barang dan jasa yang akan dibeli, maka akan respon dari penjual untuk menerangkan hal-hal apa yang ingin diketahui oleh calon pembeli.
Surat permintaan penawaran dibuat dalam bahasa yang sederhana tetapi isinya harus jelas agar penjual mengetahui secara pasti, apa yang diinginkan oleh calon pembeli.
b. Langkah-langkah yang perlu diperhatikan dalam menyusun surat permintaan penawaran :
1. Menetapkan lebih dahulu jenis barang apakah yang diperlukan
2. Menentukan kapan barang tersebut diperlukan
3. Menanyakan syarat pembayaran dan syarat penyerahan barang
4. Menanyakan pemberian potongan harga
5. Meminta informasi bagaimana cara pengiriman barang
6. Menanyakan apa yang diperlukan melengkapi surat permintaan itu
7. Menanyakan kemudahan yang diperoleh pembeli seperti service gratis, garansi dan layanan purna jual (after sales service)
8. Menanyakan layanan jasa yang dapat diberikan oleh penjual
9. Meminta daftar harga, leaflet, brosur, katalog, sampel, atau monster barang yang akan dibutuhkan
Contoh surat permintaan penawaran
Bandar lampung, 10 Oktober 2014
Nomor : xxx/ xxxx/ xxx/ 2014
Perihal : permintaan penawaran dan daftar harga
Kepada Yth.
PT. Pemilik Produk
Jl. Taman Sari No. 12
Bandar Lampung
Dengan Hormat,
Sehubungan dengan yang anda tawarkan pada harian Bandar Lampung edisi 08 oktober 2014, kami tertarik untuk membeli berbagai jenis peralatan dan alat tulis kantor yang anda tawarkan.
Dengan itu kami mohon anda dapat mengirimkan beberapa informasi yang kami butuhkan berikut:
1. Rincian barang yang lebih detail
2. Daftar harga
3. Cara pembelian berikut cara pembayarannya
Pemesanan akan kami lakukan setelah kami mempelajari dan mempertimbangkan kembali informasi diatas. Kami terima semoga surat ini menjadi awal kerja sama yang baik antara perusahaan kita.
Hormat kami,
PT. Astra
Manager General Affair
2) Surat Penawaran
A. Pengertian
Surat penawaran merupakan surat balasan dari surat permintaan penawaran. Yang isinya menyampaikan informasi tentang segala produk yang calon pembeli inginkan seperti merk produk, harga, kualitas. Cara pembayaran, pengiriman barang dan lain-lain.
B. Cara menyusun surat penawaran
1) Hendaknya disusun sebaik-baiknya agar menarik perhatian pembeli.
2) Harus memuat keterangan-keterangan yang lengkap dan jelas agar pembeli tidak ragu-ragu untuk membeli barang yang ditawarkan kepadanya.
3) Jika perlu, dikirimkan contoh barang yang ditawarkan agar pembeli merasa yakin benar akan kualitas barang yang akan dibelinya.
4) Menjamin ketentuan harga. Cara pengiriman dan penyerahan barang.
5) Memberikan potongan harga dengan syarat pembayaran yang mudah dan ringan.
6) Menyebutkan apakah harga dengan syarat pajak-pajak (PPN)
Surat penawaran sering juga disebut dengam surat jual. Surat jual juga merupakan surat yang memuat atau menawarkan barang-barang yanh hendak dijual. Oleh karena itu, surat tidak harus dibuat berdasarkan permintaan pembeli.
C. Hal-hal yang dimuat dalam surat penawaran :
o Nama dan macam barang
o Kualitas barang
o Harga satuan
o Syarat penyerahan barang
o Syarat pembayaran
o Syarat penawaran
D. Pedoman penyusun surat penawaran
1. Hubungan jawaban tersebut dengan menunjukkan tanggal dan nomor surat permintaannya.
2. Berikanlah keterangan-keterangan yanh jelas tentang barang-barang yang ditawarkan sevara perperinci.
3. Lampirkanlah keterangan-keterangan yang dapat menunjang keberhasilan penawaran misalnya brosur-brosur.
4. Akhirilah surat dengan ucapan terima kasih dan nyatakan penghargaam atas perhatiannya.
Komentar
Posting Komentar