Memahami Arti Rapat Dalam Suatu Organisasi Atau Perusahaan
Dalam materi ini akan membahas tentang rapat yang diadakan untuk membicarakan suatu permasalahan yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah mengenai apa yang dipermasalahkannya
Pertemuan/ Rapat
A. Pengertian Rapat
Rapat (conference atau meeting) merupakan alat/ media komunikasi kelompok, yang bersifat tatap muka dan sangat penting diselenggarakan oleh banyak organisasi baik swasta maupun pemerintah melalui musyawarah untuk pengambilan keputusan dan mendapatkan kemufakatan, jadi rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan suatu masalah tertentu dimana melalui rapat berbagai permasalahan dapat dipecahkan dan berbagai kebijaksanaan organisasi dapat dirumuskan.
Pengelolaan rapat yang kurang efektif antara lain disebabkan :
a. Para anggota organisasi tertentu sering diminta mengikuti rapat tanpa dipertimbangkan siapa yang sebenarnya dan seharusnya terlibat dalam rapat.
b. Rapat hanya dijadikan alat pembenaran ide atau kehendak pemimpin.
c. Hasil rapat tidak pernah ditindak lanjuti atau hanya berhenti pada tataran ide saja tanpa pernah diusahakan untuk direalisasikan.
Pada umumnya, rapat dilaksanakan untuk membicarakan suatu hal yang memerlukan pemecahan.
Berikut beberapa pengertian tentang rapat :
a. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu sidang majelis.
b. Rapat merupakan komunikasi kelompok secara resmi.
c. Rapat merupakan musyawarah kelompok untuk mufakat.
d. Rapat merupakan media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka.
Sebelum rapat diselenggarakan, setiap unsur yang terlibat dahulu tujuan dari rapat yang akan diselenggarakan.
B. Tujuan penyelenggaraan rapat adalah sebagai berikut :
a. Memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.
b. Menyampaikan informasi, perintah, dan pernyataan.
c. Alat koordinasi antar-intern atau antar-ekstern
d. Agar peserta rapat dapat diikuti berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi.
e. Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.
f. Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat)
g. Sarana bernegosiasi
h. Ketentuan hukum
Adapun untuk menguji dan menentukan tujuan rapat dapat dilakukan dengan cara mengajukan beberapa pertanyaan berikut :
a. Apa tujuan realistis? Tujuan yang akan dicapai harus dipikirkan dengan sebaik-baiknya. Tujuan yang hendak dicapai apakah mungkin dapat dilaksanakan sesuai dengan kondisi dan kemampuan yang ada.
b. Apakah waktunya tepat? Ketika menyampaikan suatu gagasan atau ide perlu dipertimbangkan mengenai ketepatan waktu yang ada.
c. Apakah orang-orang yang terlibat atau panitia rapat sudah tepat? Penyelenggaraan rapat yang berhasil dapat tercapai berkat adanya partisipan dan keterampilan orang-orang yang bertugas untuk melaksanakannya.
d. Apakah tujuan sesuai dengan AD (Anggota Dasar) dan ART (Anggora Rumah Tangga) organisasi atau (perusahaan)
Tujuan rapat harus mengacu pada tujuan organisasi atau perusahaan secara keseluruhan
C. Mengidentifikasi Bentuk-bentuk Rapat
1. Bentuk-bentuk Rapat
Orang-orang sering menggunakan kata rapat dalam keseharian, baik ketika situasi formal maupun non formal.
Dalam setiap kegiatan rapat tertentu mempunyai tujuan rapat dan jenis rapat yang berbeda. Rapat terdiri dari beberapa jenis yaitu :
a. Rapat menuju tujuannya
1. Rapat penjelasan
Adalah rapat yang dilaksanakan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat
2. Rapat pemecahan masalah
Rapat pemecahan masalah adalah rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah yang dihadapi.
3. Rapat perundingan
Adalah rapat yang dilakukan untuk merundingkan sesuatu perselisihan atau mecari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.
b. Rapat menurut sifatnya
Menurut sifatnya, rapat dibedakan menjadi berikut.
1. Rapat resmi (formal meeting)
Adalah rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur jalannya rapat.
2. Rapat tidak resmi (informal meeting)
Adalah rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal.
3. Rapat terbuka
Adalah rapat yang dihadiri oleh semua anggota dan mantri yang dibahas merupakan masalah yang tidak bersifat rahasia.
4. Rapat tertutup
adalah rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah-masalah yang bersifat rahasia.
c. Rapat menurut jangka waktunya dibedakan menjadi 4 :
1. Rapat mingguan
Adalah rapat yang diadakan seminggu sekali, dan biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat rutin.
2. Rapat bulanan
Adalah rapat yang diadakan setiap bulan sekali, dan membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan lalu.
3. Rapat semesteran
Adalah rapat yang diadakan 6 bulan sekali, membahas masalah-masalah yang terjadi selama 6 bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk 6 bulan kedepan.
4. Rapat tahunan
Adalah rapat yang diadakan setahun sekali.
d. Berdasarkan frekuensinya.
Berdasar frekuensinya rapat terdiri dari :
1. Rapat rutin
Yaitu rapat yang sudah ditentukan waktunya, oraganisasi/ perusahaan.
2. Rapat insidental
Yaitu rapat yang diadakan diluar rapat rutin.
D. Berdasarkan urgensinya
Berdasarkan urgensinya terdiri atas :
1. Rapat biasa
2. Rapat ppentig
E. Berdasarkan pesertanya
Berdasarkan pesertanya terdiri atas :
1. Rapat vertikal, yaitu rapat yang hadir bawahan dan atasan.
2. Rapat horizontal, yaitu rapat yang diadakan antar pejabat yang sederajat.
F. Membuat Rencana Rapat
Dalam melakukan perencanaan rapat sama dengan membuat perencanaan kegiatan pada umumnya. Yakni dengan menggunakan metode " 5W+1H", yakni :
a. Why : mengapa rapat diselenggarakan
b. What : masalah apa yang perlu dibicarakan dalam rapat.
c. Who : siapa yang perlu diundang dalam rapat yang sesuai dengan materi rapat.
d. Where : dimana rapat akan diadakan, dilingkungan intern atau ekstern organisasi.
e. When : kapan rapat akan diselenggarakan menyangkut hari, tanggal, dan jan pertemuan.
f. How : bagaimana rapat diselenggarakan.
G. Menyusun Acara Rapat
Dalam acara rapat bisa disebut dengan agenda rapat. Agenda rapat adalah pokok-pokok pembicaraan yang akan dibahas dalam rapat. Seorang sekretaris harus mampu menyusun agenda dan acara rapat. Agenda rapat sebagian besar dari pimpinan, namun sekretaris harus mampu bertindak aktif mengingatkan pimpinan beberapa masalah yang harus dibicarakan dalam rapat.
Contoh agenda acara rapat, yaitu :
a. Pembukaan
b. Pembacaan susunan rapat
c. Laporan rapat sebelumnya (bila merupakan rapat rutin)
d. Pembahasan materi rapat
e. Lain-lain
f. Penutupan
Selain menyusun acara, harus mempersiapkan daftar hadir peserta rapat. Daftar hadir dapat disediakan dalam bentuk lembaran atau bentuk buku tamu.
Daftar hadir ini berguna untuk mempersiapkan hal-hal yang diperlukan pada waktu rapat. Dan digunakan juga untuk dokumen dan pertanggung jawaban biaya yang dikeluarkan selama penyelenggaraan rapat.
H. Undangan Rapat
Setelah agenda rapat ditetapkan, selanjutnya mempersiapkan undangan rapat. Agenda rapat tersebut sebagai pedoman untuk menentukan peserta rapat dan demikian harus dihindari menghadirkan peserta rapat yang tidak terkait dengan urusan dan tujuan rapat membuat daftar undangan berdasarkan permintaan pimpinan. Undangan rapat dibuat setelah daftar peserta rapat susunan undangan rapat berisi :
a. Hari
b. Tanggal
c. Tempat rapat
d. Acara rapat
Ada macam-macam variasi surat undangan bergantung apakah itu rapat intern atau rapat ekstern. Undangan rapat intern, yaitu undangan yang dipakai, dapat berbentuk surat undangan biasa, atau bisa juga berbentuk edaran, sedangkan untuk rapat ekstern mempergunakan surat undangan biasa yang lazim dipakai.
Komentar
Posting Komentar