Notula Mengenai Pembuatan Laporan Hasil Suatu Rapat
Dalam rapat atau suatu pertemuan yang dilakukan oleh sekumpulan orang perlu adanya notula untuk dijadikan catatan laporan hasil yang dibicarakan dalam jalannyan rapat.
A. Pengertian Notula
Dalam suatu rapat harus ada orang atau beberapa orang ditugaskan untuk membuat catatan singkat mengenai sesuatu yang dibicarakan dalam rapat. Catatan singkat mengenai pembicaraan atau keputusan dalam rapat disebut notula atau notulen menyusun notulen rapat adalah suatu proses pembuatan laporan tertulis mengenai hasil suatu rapat/ pertemuan.
Lalu apa itu notula? Notula adalah catatan laporan singkat tentang jalannya rapat, meliputi pembicaraan antara para peserta dan hasil kesimpulan/ keputusan akhir rapat.
B. Prinsip-prinsip Notula
Agar notula dapat disajikan dengan baik, ada beberapa prinsip dalam pembuatan notula, yaitu:
1) Notula dibuat ringkas dan mudah dipahami sehingga tidak menimbulkan penafsiran yang berbeda-beda karena keterangan yang kurang lengkap.
2) Notula dibuat berdasarkan hasil dari pembicaraan dalam rapat.
3) Jika ada usulan dan tanggapan terhadap suatu masalah rapat dipisahkan cara penulisannya agar tidak membingungkan.
4) Dalam penyusunan notula dibedakan mana saja materi yang berupa penyajian informasi, materi yang menyangkut pertimbangan-pertimbangan khusus dilihat dari sisi positif dan negatif, serta materi yang berupa keputusan.
5) Menggunakan bahasa lugas dan langsung.
C. Persiapan dalam pembuatan notula
Beberapa hal yang harus dipersiapkan dalam pembuatan notula antara lain :
1) Sediakan alat tulis (laptop)
2) Kaset rekaman jika ada pembicaraan yang tidak dapat ditulis.
3) Memakai prosedur rapat sebelum rapat dimulai.
4) Sediakan buku-buku referensi yang menunjang materi rapat.
D. Fungsi Notula
Fungsi notula adalah sebagai berikut :
1) Bahan bukti atau dokumen.
2) Sebagai sumber informasi bagi yang tidak menghadiri rapat.
3) Sebagai landasan untuk pertemuan berikutnya (landasan tingkat lanjut).
4) Sebagai alat pengingat
5) Sebagai bukti sejarah
E. Jenis-jenis Notula
1. Notula Harfiah
Adalah laporan mengenai sumbangan pendapat setiap peserta rapat. Dalam hal ini, notulis hanya sekedar mencatat apa adanya yang dibicarakan dalam rapat tanpa mengurangi atau meringkas. Notula ini harus ditulis semua tanpa ada yang dihilangkan mengenai keterangan pendapat, ide, saran dari peserta rapat.
2. Notula Rangkuman
Adalah laporan tentang pembicaraan dalam rapat. Dalam hal ini, seorang notulis harus pandai memisahkan isi pembicaraan peserta dengan keterangan yang hanya menunjang inti pembicaraan atau hanya berisi rangkuman ringkasan dan pendapat dari seluruh pembicaraan dalam rapat.
F. Isi Notula
Isi dan susunan notula bergantung dari kebutuhan rapat pada umumnya, isi notula terdiri :
1) Judul notula
2) Waktu dan tempat (hari, tanggal pukul) penyelenggaraan rapat.
3) Nama atau daftar hadir dari pimpinan rapat serta peserta rapat (yang hadir dan tidak hadir)
4) Acara rapat
5) Ringkasan jalannya rapat berupa uraian keterangan pendapat, saran, ide, peserta sampai pada kesimpulannya hasil keputusan rapat.
6) Waktu selesai rapat.
7) Penandatanganan pembuatan notula (notulis) dan
8) Pengesahan dari pimpinan rapat.
G. Tugas Notulis
Seseorang yang diberi tugas mencatat jalannya rapat yang sedang berlangsung disebut notulis.
Selain mencatat, notulis mempunyai tugas-tugas lain yaitu :
1. Menilai informasi yang dibicarakan dalam rapat.
2. Merumuskan hal-hal yang dibicarakan dalam rapat dengan ringkas, menggunakan kata-kata yang tepat, bahasa yang baik dan benar agar pembaca notula mudah memahami isi notula tersebut.
3. Menyimpulkan hasil rapat secara sistematis, kronologis dan logis.
H. Syarat-syarat untuk menjadi logis
a. Mampu melakukan dua hal sekaligus, yakni mendengar dan mendengar
b. Mampu menulis bagian mana yang penting ditulis dan mana yang tidak
c. Mampu berkonsentrasi
d. Mampu menyesuaikan diri
e. Mampu melaporkan secara nertral
f. Memahami bahasa teknis dan menguasai materi pembahasan.
g. Mampu mengetahui keutuhan pembaca
h. Mampu menulis dengan cepat.
i. Mampu menangkap pendapat orang lain pembicaraan peserta dengan ringkas dan tepat.
j. Menguasai metode pengolahan data.
k. Dapat membuat laporan/ hasil notula secara sistematik dan akurat.
I. Hak-hak Notulis
Waktu rapat berlangsung, notulis berhak untuk :
1. Menerima semua dokumen yang dibagikan kepada peserta rapat.
2. Meminta perumusan yang jelas mengenai tujuan rapat dan butir-butir agenda rapat apabila belum mendapatkan sebelumnya.
Komentar
Posting Komentar